ניוזלטר פברואר 2011  
10 קריטריונים לאבחון סרטון סמן איכותי
מאת: אלינה גינדי אדמון, מפתחת הדרכה מתוקשבת

מטרת מאמר זה היא להקנות לכם כלים וקריטריונים על מנת להעריך את טיב התוצר שהתקבל. כבר בפרויקט הקרוב תוכלו לתכנן את התהליך עם הספק שלכם כך שהתוצר הסופי יהיה באיכות הטובה ביותר.

לפני שמתחילים, קצת על סרטוני הסמן.

סרטוני סמן או בשמם האחר סימולציות תוכנה, הם אחד הכלים הנפוצים והיעילים ביותר להדרכה על תוכנות מחשב.קיימים שפע של כלים המאפשרים ליצור הדרכות מסוג זה, כאשר השוני ביניהם בא לידי ביטוי בעיקר בטווח האפשרויות והגמישות הויזואלית שהם מספקים.

מתי משתמשים בסרטוני סמן?

סרטוני סמן הם כלי נוח לביצוע למידה על מערכות באמצעות פלטפורמה מתוקשבת.
זהו כלי נפוץ בהדרכת תהליכים במערכות ארגוניות ושימושי מאוד כשלא קיימת לאותן מערכות סביבת תרגול.

סוג הסרטון

מתי משתמשים?

1. Show me הדגמה
מדגים ללומד את אופן הביצוע של תהליך/פרוצדורה במערכת.
בסרטון הדרכה מסוג זה, הלומד צופה באופן פסיבי בתהליך, כשהשליטה היחידה שיש לו במתרחש היא בד"כ באמצעות כפתורי "Pause" ו-"Backward".ההדגמה בד"כ מלווה בהצגת תזוזת, לחיצות עכבר ו-"בלוני טקסט" (הסברי טקסט קצרים),
לעיתים מלווה הסרטון גם בקריינות.

במקרים בהם יש כוונה לתמוך בביצוע של המשתמש (סיוע רגעי) ואין מטרה לייצר למידה לטווח ארוך.
נפוץ מאוד באתרים מסחריים.

2. Guide me – מנחה
מנחה את הלומד בתהליך ביצוע ע"י מתן הנחיות רלוונטיות וסימון של אזורי לחיצה בהתאם לשלבי ההתקדמות.
ההתקדמות בסרטון מותנית בלחיצות של הלומד, כאשר כל לחיצה מקדמת אותו בתהליך המוצג בסרטון.

במקרים בהם רוצים להקנות מיומנות ולהטמיע עקרונות מנחים.
כאשר ישנה אפשרות לבצע תהליך איטי יותר של למידה ויש מטרה להטמיע את ידע אצל הלומד.

3. Let me – ביצוע עצמי
מדמה התנסות ממשית במערכת/תוכנה, הלומד מקבל משימה לביצוע ללא הנחיות מפורשות על אופן הביצוע.
כהכוונה בתהליך נהוג להשתמש במשוב על טעות (באמצעותו אפשר להראות ללומד את איזור הלחיצה הנכון, או לתת לו רמז היכן לחפש), במקרה של הצלחה אין צורך ליצור משוב מלאכותי מכיוון שההתקדמות לכשעצמה הינה משוב חיובי טבעי.

במקרים בהם רוצים לייצר למידה דרך התנסות, לתרגל או לבחון את המיומנות הקיימת.


איך מתנהל תהליך הפיתוח של התוצר?

הארגון שלכם רכש מערכת ניהול ידע, CRM, Billing, או תוכנה ארגונית חדשה.
אתם כגוף האחראי להדרכת העובדים התלבטתם רבות כיצד להכשיר את העובדים בארגון לתפעל את המערכת החדשה.
לאחר התלבטויות, פגישות עם ספקים שונים, הצעות מחיר ובחירת הספק יצאתם לדרך והחלטתם ללמד את העובדים באמצעות סרטוני סמן שהספק יצור עבורכם.
בדרך לקבלת התוצר הרצוי תלוו את הספק בתהליך הפיתוח ויחד איתו תקבלו את ההחלטות על התוצר שיבנה עבור הארגון שלכם.
ליווי נכון של הספק בתהליך הפיתוח יכול להשפיע רבות על טיב התוצר הסופי.
יש חשיבות לביצוע תיאום ציפיות ושקיפות לאורך כל התהליך.

קיבלתם את התוצר המיוחל… פתרון הדרכתי מתוקשב הכולל בתוכו סרטוני הדרכה על המערכת החדשה.
עכשיו לפני שאתם מפיצים את התוצרים בארגון, שווה לשאול האם המוצר שקיבלתם הוא תוצר איכותי? מתוכנן היטב? בנוי בצורה מושכלת ונוחה ללומד? האם הוא אכן יאפשר ללומד להשתמש במערכת החדשה וישיג את התוצאה עבורה הארגון שילם?

במאמר זה תוכלו לקבל המלצות לניהול נכון של תהליך הפיתוח וקריטריונים להערכת התוצר הסופי.

ליווי הספק בתהליך הפיתוח:

איתור תהליכים מתאימים לשימוש בהדרכה:

בשלב הראשון חשוב לאתר נכון את התהליכים שעל בסיסם יכתבו סרטוני התפעול.
מעבר לאיתור הצרכים הראשוני ע"פ מרכיבי תפקיד, בצעו חשיבה פרטנית לגבי כל תהליך בנפרד (גם בתוך התהליך יכולות להיות הסתעפויות).
ישנם 3 כללים היכולים לסייע לכם בקבלת ההחלטה על התרחיש שיוצג בסרטון.
  1. שכיחות:
    העדיפו את  התסריט השכיח שכן זה המצב שעליו יידרש הלומד לעיתים קרובות יותר בשטח.
  2. מורכבות:
    באיזה מהמקרים ייקח ללומד יותר זמן להשלים את הפער וללמוד לאחר ההדרכה את התהליך בשטח באופן עצמאי?
    ההעדפה היא לבצע את הלמידה המורכבת במעמד ההדרכה ולהשאיר את המצבים הפחות מורכבים ללמידה תוך כדי בשטח.
    ההיגיון הטבעי גם אומר כי אם הלומד הצליח להפנים את התרחיש המורכב יותר יהיה לו יותר קל להשלים את פערי הידע בתרחיש הפחות מורכב.
  3. עלות מול תועלת:
    העדיפו להתייחס בהדרכה למקרים בהם השליטה בתהליך הכרחית עבור הארגון.
 

צילום הסרטונים:
על מנת לחסוך זמן ולבצע צילום איכותי של התהליכים מהניסיון הראשון, מומלץ לוודא כי כבר קיימת בארגון סביבה זמינה ויציבה בה ניתן לצלם את התהליכים.
לעיתים קרובות מגלים כי יש נתונים חסרים המונעים את השלמת התהליך או שישנה בעיה טכנית שלא מאפשרת להשלים את התהליך עד סופו, מצב שיוצר עיכובים בפיתוח.
הצילום צריך להתבצע בליווי מומחה תוכן (*) מטעמכם.
*מומחה תוכן- איש מקצוע המכיר את התהליך על כל שלביו ויהיה שותף פעיל בתהליך הפיתוח.

הערכת התוצר שהתקבל:
באמצעות 10 הקריטריונים הבאים תוכלו להעריך את טיב התוצר שקיבלתם:

1. האם התרחישים המוצגים בסרטונים, אותרו ונבחרו בקפידה?

קריטריונים להערכה:
בדקו את מידת ההתאמה של התרחישים לעקרונות של שכיחות, מורכבות ועלות מול תועלת (מפורטים בסעיף הקודם).

2. האם סגנון הניסוח מתאים לסוג הסרטון שנבחר?

קריטריונים להערכה:
בסרטון Show me – הבועיות יכילו הסבר על התהליך שמוצג בסרטון.
בסרטון Guide me – הבועיות יכילו הסבר על התהליך הנלמד והוראות ביצוע מדויקות עבור הלומד אשר ביצוען יקדם את הלומד בתהליך הנלמד.
בסרטון Let me – הבועיות יכילו הנחיות כלליות לביצוע.

3. האם שילוב סוגי הסרטונים נכון מבחינה מתודולוגית?

קריטריונים להערכה:
הסרטון הנפוץ ביותר בהדרכות תוכנה הינו Guide me" – מנחה", מבחינת הלומד זוהי בד"כ צורת הלמידה הנוחה ביותר עבור תהליך חדש.
לעיתים נעשה שילוב של לימוד באמצעות Guide me" – מנחה", ולאחריו תרגול או מבדק באמצעות
Let me" – ביצוע עצמי".
"סרטוני Show me – הדגמה", ניתן לשלב עם Guide me" – מנחה" כשרוצים לאפשר ללומד שני מסלולי לימוד, מסלול אחד של ביצוע תפעולי ללא יותר מדי הסברים ומסלול נוסף שכולל הסברים מעמיקים יותר ולא רק הדגמה תפעולית.

במידה ויוצרים שילובים צריך לייצר הבחנה ויזואלית בין סוגי הסרטונים השונים, ניתן ליצור הבחנה זאת באמצעות בועיות טקסט בצבעים שונים.

מומלץ שלא לשלב בפתרון הדרכתי אחד את כל 3 סוגי הסרטונים, צורת לימוד זו תעיק על הלומד.
כמו כן, לא מומלץ לבצע יותר מפעם אחת שינוי של סגנון במהלך אותו הסרטון, קפיצות בין סגנונות יכולות ליצור בלבול אצל הלומד.

4. האם שפת הכתיבה תואמת את עולם המושגים של המערכת?
קריטריונים להערכה:
  • המושג מותאם בצורה המיטבית לאובייקט.
  • נשמרת עקביות בשמות האובייקטים (תפריט, אייקון, קישור, תיבת סימון, וכו')
  • נעשה שימוש בפעלים המתאימים לעולם המחשוב ובשפה תקינה לדוגמא:

aaa

רשום

aaa

הקלד

aaa

הכנס

aaa

הזן

aaa

הקלק

aaa

לחץ

5. האם הניסוח מדויק וברור?

קריטריונים להערכה:
ההסברים מנוסחים בשפה תקינה, פשוטה ותמציתית.

  • הסבר קצר והוראת ביצוע מדויקת להמשך.

     aaa

  • הסבר ארוך והוראת ביצוע מסורבלת.

     aaa

6. האם נעשה שימוש מושכל בצבעים ובסגנון הגופן לצורך עיצוב הבועיות?

קריטריונים להערכה:
מומלץ לעשות שימוש בצבע רקע רגוע בהיר טקסט כהה וגופן נוח לקריאה.
לדוגמא:

  • נעשה שימוש מושכל בצבעים והפונט (Arial).

     aaa

  • צבעים זוהרים מאמצים יותר את העיניים, הקריאה תצריך משאבי עיבוד גדולים יותר מהלומד.

   aaa

  • רקע כהה וטקסט בהיר אינו מומלץ לסרטונים ארוכים ובועיות עמוסות בטקסט מכיוון שהשילוב מעייף יותר את הלומד לאורך זמן.
    aaa
  • גופנים מסוגננים מעיטים את קצב הקריאה ומאמצים יותר את הלומד.

  aaa

7. האם קיימת הבחנה בין סוגי התכנים בבועית?

קריטריונים להערכה:
ההפרדה הויזואלית באמצעות רווח וצבע חשובה מאוד שכן היא מסייעת ללומד להבחין מהר מאוד בין תוכן שמתמקד בהסבר לבין תוכן של הוראה לביצוע.

לדוגמא:

  • ישנה הבחנה בין סוגי התכנים בבועית באמצעות רווח וצבע:

aaa

  • התוכן מופיע כמקשה אחת, לא ברור היכן נגמר ההסבר ואיפה מתחילה ההוראה הביצוע.

aaa

8. האם קיימת עקביות במיקום הבועיות במסך?

קריטריונים להערכה:
חשוב להקפיד על עקביות במיקום בועית ההסבר לאורך המסכים בסרטון.
מומלץ כי הבועיות ימוקמו בצמוד לאזור הלחיצה כך ששפיץ הבועית יהיה במרכז הכפתור.
לדוגמא :

  • הבועית ממוקמת כך שהקצה שלה מצביע על איזור הלחיצה, המשוב המתייחס מיושר למרכז הבועית.

  aaa

  • הבועית לא מצביעה על איזור הלחיצה וכתוצאה מכך לא ברור איפה הכפתור עליו יש ללחוץ.

     aaa

  • המשוב ממוקם באופן אקראי ולא עקבי מה שיוצר חוסר אסטטיות במסך.

aaa

9. האם יש שמירה על מינון נכון של טקסט בתוך הבועיות?

קריטריונים להערכה:
עדיף להימנע מבועיות הסבר ארוכות מדי המכילות הרבה טקסט, במקרה של בועית מסוג זה ניתן לפצל  את התוכן ל-2 בועיות נפרדות, שכמובן לא יופיעו בבת אחת על המסך.
בועית המכילה יותר מ-5 שורות טקסט נחשבת לבועית ארוכה.

10. האם נעשה שימוש מושכל במסגרות הצבע בסרטון?

קריטריונים להערכה:
חשוב לשמור על עקביות ואחידות בצבעי המסגרות בהן נעשה שימוש.
צריך לבצע הבחנה בצבע עבור מסגרות המסמנות איזור לחיצה ועבור מסגרות שאינן מיועדות ללחיצה ומטרתן לתחום איזור ספציפי במסך עליו רוצים להסביר.
לדוגמא:

  • מסגרת תוחמת איזור.

aaa

  • מסגרת המסמנת את איזור הלחיצה.

aaa

  • חוסר הקפדה על גבולות הכפתור ותחום האזור המסומן יוצר תחושה של חוסר אסטטיות.

aaa
aaa