 |
 |
תקציר
איתור צרכי הדרכה בארגון מהווה שלב חשוב הקובע את אפקטיביות ההדרכה בשנת העבודה העוקבת. על מנת, שתוכנית ההדרכה תהיה מותאמת ככל האפשר לצרכי
הארגון מתבצע ברפאל איתור צרכי ההדרכה bottom-up (מרמת העובדים) ו- top-down.
בתהליך משתתפים מידי שנה מאות מנהלים, מנהלי הדרכה, מומחי תוכן והסמנכ"ל למשאבי אנוש. כתמיכה בתהליך פותחה ב- 2005 מערכת ממוחשבת לאיתור צרכי ההדרכה.
המערכת בנויה בתוך מערך ה- ERP הארגוני ויוצרת מאגר נתונים משותף לכל הארגון. בשלב הנוכחי (שיפורים והטמעה) להערכתנו המערכת מייעלת את תהליך התכנון,
בקרה ומימוש תכנית ההדרכה וכן מהווה תשתית, שבעזרתה נשיג מעורבות ומחויבות גבוהה יותר בקרב המנהלים הישירים ולקיחת אחריות ע"י העובדים.
חשיבותו של תהליך איתור צרכי הדרכה
איתור צרכי הדרכה הינו תהליך הכרחי בכל ארגון. תהליך ניתוח ואיתור צרכי הדרכה שמבוצע באופן מיטבי מבטיח שהעובדים יקבלו הדרכה רלוונטית לתפקידם ובעלת
השפעה חיובית על הארגון (Jeary and Gerold 1999.). בפיתוח תוכנית הדרכה ארגונית, משמעותו של תהליך איתור צרכי ההדרכה, עריכת תהליך מסודר בן מספר
שלבי עבודה, שבאמצעותו מוגדרים יעדי ההדרכה לשנת העבודה הקרובה ואיך יחולקו המשאבים ( Boone, 1985).
רקע - תהליך איתור צרכי ההדרכה ברפאל
התהליך מתקיים מידי שנה בין אוגוסט לדצמבר כאשר הרעיון שעומד בבסיס התהליך הינו- איסוף וניתוח צרכים ורק אחר כך בניית תכנית. התהליך מתנהל במספר מישורים - מחד
ההדרכה המרכזית נפגשת עם ההנהלה ומקבלת את צרכי וכיווני ההדרכה מנקודת מבטם ובמקביל מנהלי ההדרכה בחטיבות מובילים את התהליך מול המנהלים ברמות הניהול
השונות ומרכזים את צרכי ההדרכה בכל המגמות - הדרכות מקצועיות, ניהוליות, איכות , בטיחות מחשוב.
מדובר בתהליך מורכב הדורש חשיבה ותכנון מן המנהלים, הזנת נתונים במחלקות הארגון, אינטגרציה שלהם "כלפי מעלה" . תוך התכנסות למסגרות תקציב. לאחר מכן מנהלי
ההדרכה צריכים בזמן קצר יחסית לגבש את תוכנית ההדרכה השנתית ולעדכן את המנהלים והעובדים.
מצב מצוי עד 2005
עד סוף 2004 לא קיים כלי מרכזי לאיתור צרכי הדרכה, כל מחלקה ייצרה כלי מעקב פרטי (טבלאות אקסל, וורד, כתב יד). זמן ומאמץ רב הושקעו בעבודת ריכוז ועריכת
נתונים, איחוד טבלאות וכפועל יוצא רמת שתוף הפעולה של המנהלים ואיכות צרכי ההדרכה שאותרו הייתה נמוכה. בעיה נוספת- נתוני ה"ביצוע" בהמשך השנה (מי יצא
לאיזה קורס, באיזו עלות ומשך), נאגרים במערכי ה- ERP, בעוד נתוני התכנון בכלי המעקב הפרטיים, עובדה זו הקשתה על תהליך הבקרה, היות ומסובך להפיק
דוחות תכנון מול ביצוע. ב- 2004 מפותחה "מטריצת ידע" באחת החטיבות- כלי מבוסס Access המייעל את התהליך. הפקות לקחים מתהליך האיתור העלו דרישה מן השטח
לשינוי מבחינת התשתית הממוחשבת של התהליך.
הצורך כפי שהוגדר ע"י פורום מנהלי הדרכה ברפאל
בתחילת 2005 פורום מנהלי הדרכה לוקח כיעד לפתח מערכת אחידה לאיתור צרכי הדרכה. הוגדר צורך בכלי ממוחשב המקושר למערכות המידע הארגוניות (מערכים כלכליים,
TA,HR, קטלוג השתלמויות, שיחות משוב, חניכה) , המשתף בין כל המעורבים בתהליך (מנהלים ישירים, מומחי תוכן, מנהלי משאבי אנוש, מנהלי הדרכה). ההערכה היא כי
מערכת זו תתרום לאפקטיביות ההדרכה בארגון, על-ידי העברת האחריות בתהליך איתור צרכי הדרכה למנהלים וכתוצאה מכך
מחויבות גבוהה יותר של מנהלים ושיפור באיכות
צרכי ההדרכה שיועלו, הגדרת תוכנית הדרכה ברמת העובד, ייעול פעולת ההזנה של הנתונים ועל- ידי כך חיסכון
בזמן מנהלים ויותר פניות לחשיבה ותכנון. הפתרון המוצע
התבסס על חיבור של כלי מבוסס Access למערכת ה- ERP הארגונית.
מערכת לאיתור צרכי הדרכה
המערכת שפותחה מאפשרת לכל מנהל בארגון ניהול וצפייה בנתונים של העובדים הכפופים לו. באמצעות מסך ידידותי למשתמש המנהל משייך בין קורסים מקטלוג
הקורסים הארגוני לבין עובדיו. אישור צרכי ההדרכה שהועלו מתבצע על-ידי מהנדסים ראשיים המהווים מומחי תכן ואחראי הדרכה יחידתיים. העובד מקבל מהמערכת
משוב אלו צרכי הדרכה אושרו לו לשנת העבודה. כמו כן, ניתן להפיק דוחות בקרה בכל החתכים. סיום פיתוח המערכת היה סמוך לתהליך איתור צרכי ההדרכה, ללא פיילוט,
עובדה שחייבה זמינות גבוהה של מנהלי ההדרכה ומפתחות המערכת לתמיכה במשתמש ופתרון תקלות. יחד עם זאת, למרות חבלי הלידה המערכת משיגה את המטרות
שהוגדרו. כל מנהלי הארגון הזינו את צרכי ההדרכה לבסיס נתונים אחד וניתן ב"לחיצת כפתור" לקבל תמונה מערכתית של צרכי ההדרכה בארגון.
סטאטוס נוכחי וסיכום
להערכתנו למערכת פוטנציאל לשדרג את תהליך ההדרכה בארגון. התהליך אחיד ונכון יותר ובעזרתו נשיג מעורבות גבוהה, מחויבות מנהלים ולקיחת אחריות על-ידי העובדים.
אנו נמצאים לפני אתגר של שיפורה על בסיס לקחי 2005 והטמעת השימוש בכל רובדי הניהול ובקרב העובדים.
BONNE, E. J.(1985) DEVELOPING TRAININGS IN ADULT EDUCATION.ENGLEWOOD CLIFFS, NJ:PRENTICE-HALL. |
Jeary, T. and Gerold, B. Training Other People to Train: A Workshop on Training Adult Learners. West Des |
רונית שפירא יובל קורן
רפא"ל רפא"ל